エクセル・ワードのファイルを見ることができない

ここのところ困った!と相談が多いのが、「エクセル(Excel)やワード(Word)の文書が開かない」です。

この相談の内容は、大きくは2つのパターンに分かれると思います。

  1. 「自宅で作成した」エクセルやワードを会社で開こうとしたら、開けない
  2. 「メールで送られてきた」エクセルやワードが開かない

ここで共通しているのは、「別のパソコンで作成した」エクセルやワードが開かない、です。

これは、エクセルやワードを最新のバージョン(エクセル2007・ワード2007)で作成して、保存形式が最新の保存形式になっているからです。


エクセルのバージョンを例にすると、~97→2000→2002(XP)→2003→→|→→2007となっています。
(以下、わかりやすくするため、2003までを旧バージョン2007を新バージョンと呼びますね)

(紛らわしいですが、エクセル2002だけは、一般に「Excel XP(エクセルXP)」となっていました。)


バージョンが変わるたびに機能などは向上していますが、普通に使用する分には、気付かないことが多いと思います。
どころが、エクセルは新バージョンになって、劇的な変化がありました。
その一つが、保存形式の変更です。


少し難しい話になりますが、Windowsは「拡張子」という文字列が自動につきます。
エクセルでは「見積書見本.xls」のようになりますが、この「.xls」の部分を拡張子といいます。
ワードでは、「ワードで文章を作成する.doc」の「.doc」にあたる部分です。
身近なところでは、ホームページのアドレスの最後の「~.htm」というのも拡張子です。

エクセルの旧バージョンの拡張子は、「.xls」でしたが、
新バージョンの拡張子は、なんと、「.xlsx」になってしまったのです。


ポイントは、パソコンに登録されていない拡張子のファイルは、原則として、開けない、見ることができない、です。


つまり、新バージョンで作成して保存すると、旧バージョンでは開けない(だから見ることもできない)拡張子が自動で付いてしまいます。
家のパソコンの「新バージョン」で作成・保存すると、ほとんでの会社には「旧バージョン」しか入っていませんので会社のパソコンでは、開きません。

メールの場合もそうで、「新バージョン」で作成したファイルを送ると、過半数の人は、読めないというのが現状ではないでしょうか。

ワードの場合も同じで、ワードの旧バージョンの拡張子は、「.doc」でしたが、
新バージョンの拡張子は、なんと、「.docx」になってしまいましたので、状況は全く同じです。


以上をまとめると、エクセルやワードの新バージョンで作成して保存したファイルを、エクセルやワードの旧バージョンで開けないのは、拡張子が違うから、ということになります。


では、原因はわかったとして、この困った!をどうすると解決できるか、です。

解決方法は、2つあります。

その1:作成者側でできること(すべきこと・・・ですね)
「名前を付けて保存」を選択すると右側の上から3番目か4番目に「Excel 97-2003ブック」「Word 97-2003文書」があるはずです。
これは、翻訳すると、エクセルやワードの旧バージョンで開ける拡張子で保存しますよ、ということです。

ただ、この保存方法は、毎回手動でするので、忘れてしまう可能性があります。


そこで、保存形式の原則をエクセルやワードの旧バージョンで開ける拡張子に設定してしまうのがお薦めです。
具体的には、エクセルを例にすると、画面左端の丸いアイコンをクリック(これもわかりにくいボタンです)→開いた窓の一番下の「Excelのオプション」をクリック→左メニュー4番目の「保存」をクリック→ブックの保存形式で▼を押して「Excel 97-2003ブック」を選択→OK

これで、次からは、自動的にエクセルやワードの旧バージョンで開ける拡張子で保存してくれるようになります。


その2:開く側(見る側)でできること
不幸にもエクセルやワードの新バージョンの拡張子のファイルを善良なパソコンユーザーが受け取ってしまったらどうするか?
マイクロソフト社やパソコンショップに相談すると「エクセルやワードの新バージョン」を買って下さい、と言われるのでしょうね。

しかし、今まで旧バージョンで全く支障がなかったのに、数万円出す気になりますか?

そこで考えられる対策は2つあります。
まず、作成者にお願いができるのであれば、旧バージョンの拡張子に保存しなおして下さい、とお願いすることです。
次に、それができなければ、新バージョンを読める無料のソフトをマイクロソフト社のサイトからインターネットでダウンロードする方法があります。

Word/Excel/PowerPoint 2007 ファイル形式用 Microsoft Office 互換機能パック
http://office.microsoft.com/ja-jp/products/HA101686761041.aspx

ただし、旧バージョンの中でも、これができるのは、2002(XP)と2003のみです。

Word/Excel/PowerPoint 2007 ファイル形式用 Microsoft Office 互換機能パックの更新プログラムで修正される問題
http://support.microsoft.com/kb/936695/ja


本当は、インストール方法などの詳細の解説もしたいところですが、今回は、問題点の指摘と解決方法のご案内のみでごめんなさい。

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