パソコン初心者が自分でプロのようにマニュアルや手順書や書類を作成できる-「画面コピー(Print Screen)」

お客様のところで、ある便利なフリーソフト(ID Manager)をインストールして、ポイントを説明しました。

お客様は、それをノートに書いているのですが、文章だけですと、あとで読み返すときに再現が難しいと思いませんか?

そのお客様の腕前は、パソコン中級クラス以上ですが、パソコン初心者でしたらなおさらだと思います。

そこで、このような場合には、「モニターの画面」をそのまま印刷して、そこにメモをしてもらうようにしています。

パソコンの本を見ると、そこには「モニターの画面」がそのまま載っていて、本の中で「モニターの画面」を再現していますよね?!

プロが作るような「モニターの画面」入りのマニュアルや手順書や書類を、パソコン初心者がすぐに作成できるようになる、というのが今回のテーマです。
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やり方は簡単で、まずは、印刷したい画面が表示されたら、キーボードの右上にある「Print Screen」と書かれているキーを一回、ポンと押すだけです。

ノートパソコンの場合は、キー配列や数の関係でデスクトップのキーボードと少し操作が違うかもしれません。

私のノートパソコン(Panasonic Let’s note)を例にしますと、キーボードの一番左下の「Fn」キーを押しながら、一番上の「F12(PrtSc=Print Screenの略)」をポンと一回押す、という操作になります。
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でも、何も変わったことは起こりませんよね。

実は、この操作で行われたのは「モニターの画面」の「コピー」だけなんです(上のボタンは、「画面コピー」のボタンです)。

つまり、コピーした「モニターの画面」を、何らかのソフトに「貼り付け」て、印刷する作業が残っているんです。

意外に思うかもしれませんが、私がよく使うのは、「エクセル」です。

エクセルを開いて、セルA1にカーソルを持ってきて、右クリック→貼り付け(P)をします。

そうすると、「モニターの画面」がエクセルのシートに貼り付きます。
画面コピーしてエクセルに貼り付け

これを印刷プレビューで確認して、「設定(S)」で「印刷の向き」と「拡大/縮小」を設定して、印刷するのにちょうどいい大きさに調整します。
エクセルのページ設定画面での設定

これを印刷して、はい、「モニター画面」の印刷物の出来上がり!
画面コピーした内容をエクセルで印刷

これに、直接手書きで注意事項や手順を書き込めば、自分だけのマニュアルの完成です!

また、ソフトの「作図」機能を使えば、印刷しようとしている「モニター画面」に直接パソコン上でメモなどを入れることも可能です。

なお、「画面コピー」して印刷したい画面が複数ある場合には、ソフトは「Word」 や 「一太郎」を使って、1ページに2画面を配置して、縦印刷をすることが多いです。

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いかがですか?
「画面コピー」→「ソフトを開いて貼り付け」の操作は、この画面でできますので、パソコン初心者の方、どうか今すぐ試してみて下さい!(女王様口調で、「今すぐお試し!!」と言いたい位です)

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さて、今回は、まだ続きがあります。
パソコン初心者より上のパソコン中級者でも知らないかもしれない、という機能がまだ一つ残っています。

それは、画面の「一部コピー」です。

例えば、ウィンドウが複数開いていて、その中のあるウィンドウだけをコピーしたいという場合です。

まず、そのコピーしたいウィンドウをマウスで選択して一番手前に表示させます。

そうすると、一番上の帯状のタイトルバー=青い部分が濃くなります=アクティブウィンドウ)
画面の全畫面

ここで、「Alt」を押しながら、「Print Screen」キーを一回、ポンと押すだけです。

ノートパソコンの場合も、「Alt」を押しながら、画面コピーと同じ操作をするだけです。

これで、画面全部でなく、画面の一部のウィンドウのみをコピーすることができます。
画面の一部のコピー

あとの貼り付けと印刷作業は、画面コピーの場合と同様です。

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「画面コピー」は、他に「画面キャプチャ」とか「スクリーンキャプチャ」などとも言われています。

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